Puedes añadir enlaces a recursos externos —un portal corporativo, materiales de formación, un sitio web regulatorio— a la página de inicio y al menú de navegación, y decidir qué perfiles pueden ver cada uno. Los usuarios abren el recurso con un clic en lugar de tener que buscarlo.

Dónde encontrar los directorios de enlaces externos

1. Ve a Herramienta de administración.
2. Busca Conjuntos de datos y selecciona el sistema CRM.

3. Desplázate hacia abajo y, en el panel izquierdo, busca el grupo Enlaces externos y expándelo. Contiene dos directorios:
   • Enlaces externos: los enlaces;
   • Acceso a enlaces externos: los perfiles que tienen acceso a cada enlace.

Cómo funciona

La configuración de un enlace consta de dos pasos, y el orden es importante:

1. Crea el enlace en Enlaces externos.
2. Concede acceso en Acceso a enlaces externos.

Activar o desactivar un enlace y conceder o retirar el acceso son operaciones independientes que no se afectan entre sí. Esto te permite ocultar un enlace para todos mientras un recurso no está disponible temporalmente y volver a mostrarlo más adelante exactamente para los mismos perfiles sin tener que configurar nada de nuevo.

Paso 1. Crear el enlace

1. Abre Enlaces externos → Enlaces externos.
2. Haz clic en Añadir.

      3.Rellena los campos:

• Nombre: el texto que ven los usuarios. Haz clic en el icono de traducción junto al campo para introducir un nombre independiente para cada idioma compatible con tu sistema. Si falta una traducción, los usuarios ven el nombre en el idioma predeterminado del sistema.

• Descripción: una nota interna sobre el recurso. También admite traducciones.
• URL: la dirección completa del recurso externo.
• Activado: activa el interruptor para mostrar el enlace a los usuarios.
• Posición: define el orden de visualización de los enlaces externos colocando los enlaces priorizados antes de los no priorizados, ordenados alfabéticamente; el resultado se muestra directamente en la página de inicio y en el menú hamburguesa.

     4. Haz clic en Guardar.

Nombre y URL son obligatorios. El sistema completa ID y Modificado (hora UTC), y no se pueden editar.

Paso 2. Conceder acceso a los perfiles

Especifica para qué perfiles está disponible el enlace. Se puede conceder un enlace a varios perfiles, y un perfil puede tener acceso a varios enlaces.

1. Abre Enlaces externos → Acceso a enlaces externos.
2. Haz clic en Añadir, selecciona el Enlace externo y el Perfil, y guarda.
3. Repite el proceso para cada perfil que necesite el enlace.

Retirar el acceso de un perfil oculta el enlace únicamente para ese perfil; nada cambia para los demás.

Activar y desactivar un enlace

Desactiva el interruptor Activado para ocultar un enlace de todos los usuarios a la vez. El acceso que configuraste se conserva, de modo que, cuando vuelvas a activar el enlace, reaparecerá exactamente para los mismos perfiles sin trabajo adicional.

Usa esta opción cuando un recurso externo no esté disponible temporalmente. No retires el acceso para hacerlo: es una operación diferente y más adelante tendrías que volver a configurarlo todo.

Eliminar un enlace

Al eliminar un enlace también se eliminan todos sus registros de acceso. Al eliminar un perfil, sus registros de acceso se eliminan automáticamente.

Qué ven los usuarios

Un usuario ve un enlace cuando se cumplen ambas condiciones: el enlace está activado y su perfil tiene acceso a él.

Los enlaces aparecen como el último bloque en dos lugares:

• en la página de inicio, después de todos los servicios;
• en el menú de navegación, después de todos los elementos de navegación, como un grupo independiente.

El orden de los servicios no cambia, y el conjunto de enlaces siempre es el mismo en ambos lugares. Todos los enlaces se muestran con el mismo icono del sistema. Al hacer clic, el recurso externo se abre en una pestaña nueva del navegador.

Limitaciones

• Las direcciones no se verifican. El sistema no comprueba si la dirección funciona. Si el recurso se ha movido, el usuario verá la página de error del propio sitio externo.
• No se transmiten datos. El sistema no envía información sobre el usuario al recurso externo ni realiza ningún inicio de sesión.
• Recursos con su propio inicio de sesión. Si el recurso externo requiere autenticación, el usuario llegará a su página de inicio de sesión. En ese caso no hay acceso con un clic, y los usuarios tienden a interpretarlo como un problema del CRM; tenlo en cuenta cuando añadas un enlace de este tipo.